Pari tarinaa delegoinnista ja ennakoinnista

Taustapeiliin vilkaistessa huomaan, että vuosien varrella on tullut oltua mukana erilaisten ja eri kokoisten tapahtumien järjestämisissä. Kokemusta on kertynyt eri rooleissa mm. urheilutapahtumien, opiskelijatapahtumien, seminaarien ja koulutuksien järjestämisestä. Esiin voisi nostaa useita tarinoita onnistuneesta ja epäonnistuneesta vastuun jakamisesta. Tässä pari, jotka ovat jääneet parhaiten mieleeni.

Case Network 2000

Toimin vuonna 2000 järjestetyn Network-opiskelijatapahtuman projektipäällikkönä. Tapahtuma järjestettiin Jyväskylässä Hippos-hallissa ja siihen osallistui lähes 6 000 nuorta ympäri Suomea. Tapahtuma oli vahvasti viihteellinen eli musiikki pauhasi ja olut virtasi… toki vähän asiasisältöäkin oli lauantaipäivän ohjelmaan rakennettu.

Tuossa tapahtumassa opin kantapään kautta, kuinka asioita ei ainakaan kannata tehdä. Tiesin jo hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, että tarvitsemme Hipposhallin pihaan pystytettyyn ravintolatelttaan yövartioinnin perjantai-lauantai väliseksi yöksi. Teltassa oli tekniikkaa ja ennen kaikkea anniskeluun liittyviä tuotteita, jotka voisivat Jyväskylän yössä liikkuvia kiinnostaa.

Tiedostin asian tärkeyden, mutta en tehnyt asialle mitään. Huomasin perjantai-lauantai välisenä yönä noin klo 4:00, kun Hipposhalli oli lähes hiljentynyt, että teltan vartiointia en ollut edelleenkään hoitanut. Järkiratkaisuja ei tuohon aikaan yöstä enää pääkopassa syntynyt, joten päätin kaikessa viisaudessani ottaa makuupussin kainaloon ja marssia telttaan baaritiskille nukkumaan… siinä sivussa hoituisi luonnollisesti myös vartiointi. Voin kertoa, että uni oli hieman katkonaista ja myös kestoltaan lyhyt. Tämä yhdistettynä jo viikon aikana aiemmin hankittuun univajeeseen, se luonnollisesti haittasi myös päätöksentekokykyä seuraavien kahden päivän ajan, kun hyvää reagointia olisi tarvittu.

Tuosta on aikaa yli 18 vuotta, mutta asia on edelleen tuoreessa mielessä. Noin viime tippaan tärkeiden asioiden hoitamista ei voi jättää, koska tekemisen laatu kärsii ja ongelmat saattavat kumuloituvat. No, voin todeta nukkuneeni baaritiskillä tulematta heitetyksi ulos baarista. 🙂

Case BisnesNetwork

Vuonna 2001 lokakuussa järjestettiin nuorten yrittäjien valtakunnallinen kohtaaminen Jyväskylän Paviljongissa. Tapahtuma keräsi lähes tuhat nuorta yrittäjää Jyväskylään verkottumaan ja kuulemaan mielenkiintoisia puhujia. Olin tuossa tapahtumassa päävastuussa ohjelmasta: seminaarisisällöt, -puhujat, -aikataulut, jne. Tämän lisäksi tapahtumapäivään liittyen minulla oli muitakin tehtäviä (=aikasyöppöjä), joten jo ennakkoon tiesin aikatauluni lauantaille olevan haasteellinen.

Tapahtumapäivä oli lauantai ja edellisenä päivänä eli perjantaina luonnollisesti rakennettiin tapahtuman fasiliteetteja kuntoon. Perjantain todo-lista oli pitkä. Monta asiaa piti saada tehtyä ja muutama ihminenkin piti vielä briiffata omaan rooliinsa (=delegoida). Muistan, kun eräs näistä briiffattavista henkilöistä tuli perjantaina iltapäivästä luokseni:”Mikäs se mun huominen tehtävä niiden puhujien kanssa sitten käytännössä on?”. Aloin siinä Paviljongin auditorion portailla, lähes pysähtymättä, heittelemään asioita ja tehtäviä vähän sinne päin. Onneksi tajusin, ettei tää tuu näin onnistumaan.

Kiireen keskellä rauhotuin, rauhotin tilanteen ja raivasin tälle asialle aikaa. Sanoin, että todennäköisesti olen itse näissä koko ajan mukana. Kävimme kuitenkin seikkaperäisesti läpi, mihin aikaan puhujia tulee, mihin heidät pitää ohjata. Katsottiin tilat ja mitä muuta asiaan liittyen on tärkeä tietää, jotta homman voisi tarvittaessa itsenäisestikin hoitaa. Tämän jälkeen pystyin luottamaan, että se tontti tulee hoidettua, vaikka en siihen itse ehtisikään lauantaipäivän aikana puuttumaan. Hyvä niin… sillä yllätyksiä tulee aina ja niin tuli tälläkin kertaa. Aikataulu täyttyi yllätyksistä ja ilman onnistunutta delegointia olisin ollut noilta osin helisemässä.

Tuo kokemus opetti, että yllätyksille pitää varata aikaa. Varsinkin tapahtumajärjestämisessä ne asiat, jotka voit delegoida eteenpäin, delegoi. Delegoitavat asiat pitää ennakkoon hyvin suunnistella ja itse delegoinnille pitää myös varata riittävästi aikaa ennen tapahtumaa. Tapahtumapäivä ja sitä edeltävä päivä on jo liian myöhään. Tuosta olen tuon kokemuksen jälkeen yrittänyt pitää kiinni.

Asioiden ennakointi tai delegointi

Suurimpia haasteita, varsinkin tapahtumajärjestämisessä, aiheuttavat aikatauluongelmat ja ajan riittämättömyys. Liikaa asioita jätetään tehtäväksi tapahtumapäivänä tai sitä edeltävänä päivänä, vaikka asioita olisi voinut valmistella ja tehdä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. ”Mä hoidan ton sitten sillon tapahtuma-aamuna. Ei siihen kauaa mee.” -lausahdus johtaa mitä suurimmalla todennäköisyydellä ainakin stressitason huomattavaan nousuun, ehkä myös pieneen hässäkkään tai mahdollisesti jopa isompaan kaaokseen. Tämän seurauksena päätöksentekokyky heikkenee ja ongelmat ehkä kumuloituvat lisää.

Omat kokemukset tapahtumajärjestämisestä on tuottanut seuraavanlaisen muistilistan itselleni:

Pidä oma aikataulu väljänä

Projektipäällikkö, vastaava tuottaja, kilpailunjohtaja tai mikä se sinun tittelisi onkaan. Huolehdi siitä, että tapahtumapäivänä tai sitä edeltävänä päivänä oma aikataulusi ei ole valmiiksi tungettu täyteen hoidettavia asioita. Aina parempi, jos sinulla ei ole mitään varsinaista vastuualuetta, joka pitää hoitaa tiettyyn aikaan. Näin sinulla säilyy mahdollisuus reagoida mahdollisiin yllätyksiin tai ongelmiin, joita aina ilmaantuu.

Tee etukäteen ja ennakoi

Älä jätä huomiseen sitä, minkä voit jo tänään tehdä. Mitä lähemmäksi tapahtumaa mennään, sitä enemmän tehtäviä asioita todo-listalle tulee. Pahin virhe on jättää tapahtumapäivän todo-listalle jotain sellaista, jonka olisi voinut hyvin hoitaa jo aiemmin. Yleensä näissä tilanteissa vielä ennakoi tarvittavan ajan alakanttiin, jolloin kokonaisuus alkaa kärsimään ja aikataulut kokonaisuudessa viivästymään. Tämä näkyy helposti myös huonompana asiakaskokemuksena.

Tee etukäteen valmiiksi KAIKKI sellaiset asiat, joita ei ole pakko jättää tapahtumapäivään tai sitä edeltävään päivään. Tapahtumapäivänä sinulla jää näin aikaa miettiä myös siitä hetkestä tunti tai kaksi eteenpäin. Mitä tapahtuu, kun viimeinen artisti lopettaa laulamisen tai viimeinen kilpailija on ylittänyt maalilinjan.

Mieti vastuunjakamista hyvissä ajoin ja suunnitellusti

Harva toteutus, varsinkaan tapahtumajärjestämisessä, on yhdenmiehen show, vaan toteutuksen onnistuminen on kiinni useiden henkilöiden työpanoksesta ja yhteistyöstä. Delegointi on hoidettava hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, jotta ei tarvitse itse ”nukkua baaritiskillä”. Käytännöntasolle delegoitava asia on yleensä suunniteltava huolellisesti etukäteen ja kokonaisuuden läpikäynnille on varattava riittävästi aikaa.

Delegoinnin tarkoituksena on saada omaan kalenteriin väljyyttä ja vastuuta jaettua. Saattaa olla tilanne, että asian delegointi vie enemmän aikaa kuin saman asian tekeminen itse. Silti vastuuta on jaettava, koska et voi tapahtuman aikaan olla itse hoitamassa monia asioita samaan aikaan.

Aina delegointi ei kuitenkaan ole järkevää. Jos asian pystyy tekemään ennen tapahtumaa ilman, että oma aikataulusi muuttuu mahdottomaksi ja asian tekemiseen menee vähemmän kuin sen delegointiin, mieti onko delegointi järkevää. Joskus se silti on, mutta ei aina.